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Digitale Gehaltsabrechnung – Mehrwert für die Mitarbeiter

Regelmäßig zum Monatsende ist es wieder aufs Neue soweit – die Gehaltsabrechnungen werden fällig und müssen an die Mitarbeiter verteilt werden. Über 70% der Unternehmen in Deutschland greifen hier noch auf die klassischen Möglichkeiten zurück.

Lohnabrechnungen werden entweder gedruckt und persönlich im Unternehmen verteilt oder klassisch per Post zugestellt. Manche Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern via Intranet die Dokumente zur Verfügung, jedoch haben oftmals nicht alle Mitarbeiter Zugriff darauf. Was macht man also? Den Rest, der nicht via Intranet heruntergeladen wurde, drucken und per Post verschicken. Papier über Papier....

Diese Prozesse mögen sich zwar seit vielen Jahren bewährt haben, jedoch haben diese neben hohen Kosten auch Risiken, deren man sich bewusst sein sollte – Datenschutz zum Beispiel.

Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnungen gegenüber der Zustellung per Post oder Hauspost

Übergibt man Gehaltsabrechnungen per Post oder Hauspost an seine Mitarbeiter, so hat man stets die gleichen Bedenken. Wie stellt man sicher, dass nur die berechtigte Person das Dokument liest?

  • Was, wenn man die Abrechnungen auf die Schreibtische gelegt, der Empfänger aber gerade nicht anwesend ist und jemand anderes das Kuvert in die Finger bekommt?
  • Was, wenn das Kuvert zum Feierabend auf dem Schreibtisch vergessen wird?
  • Oder was, wenn sich der Verteiler der Hauspost gar das falsche Dokument auf den  Schreibtisch legt?

Für Arbeitgeber steht der Schutz der persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter an erster Stelle. Daher denken viele Unternehmen über Alternativen nach. Eine digitale Zustellung der Gehaltsabrechnungen kann Abhilfe schaffen. Neben dem Sicherheitsaspekt kann eine elektronische Lohnabrechnung auch zu enormen Kosteneinsparungen führen. Die physische Zustellung per Post ist nicht nur mit Aufwand, Druck- und Papierkosten verbunden, sondern im Fall der Postzustellung auch noch mit erheblichen Portokosten. Vor allem wenn man bedenkt, dass die Portokosten ab Juli drastisch steigen.

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Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung per E-Mail

Eine Zustellung per E-Mail mag auf den ersten Blick wie die perfekte Lösung klingen, jedoch birgt diese Art der digitalen Zustellung operative Hindernisse. Neben der Meldeadresse muss nun auch die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters gepflegt werden. Hinzu kommt, dass aufgrund des hohen Spam Aufkommens, ca. 25% der Privatpersonen einmal pro Jahr ihre E-Mail-Adresse ändern. Diese Tatsache macht die Pflege der Daten sehr aufwändig. Zudem benötigen Sie von jedem Mitarbeiter die Erlaubnis, dass Sie ihn per E-Mail kontaktieren dürfen (Opt-in) – und das für jede E-Mail-Adresse aufs Neue.

Neben dem Aspekt "Verwaltung der E-Mail-Adressen" bringt die Zustellung per Mail auch noch Sicherheitslücken mit sich, welche berücksichtigt werden müssen. Woher wollen Sie wissen, wer sich hinter kreativen E-Mail-Adressen wie bienchen1972@ oder meyhe@ versteckt? Ist das wirklich der Mitarbeiter, an den Sie seine Gehaltsabrechnung schicken wollen?

Und was ist mit Mitarbeitern, die keine E-Mail-Adresse besitzen? Oder nicht einmal einen PC haben? Sie können diese Mitarbeiter schlecht zur Einrichtung einer E-Mail-Adresse zwingen.Dokumentenabholung in verschiedene Portale

Digitale Lohnabrechnung: Bereitstellung über ein Mitarbeiterportal oder Intranet

Eine weitere verbreitete Option für die Bereitstellung von Gehaltsdokumenten sind Mitarbeiterportale. Auf den ersten Blick scheint das ebenfalls eine gute Lösung zu sein. Man stellt die Dokumente auf einer sicheren Plattform online und der Mitarbeiter holt sich die Dokumente selbst ab.

Die Implementierung eines Mitarbeiterportals fordert jedoch eine hohe Anfangsinvestition, da sie individuell entwickelt werden muss. Ebenso ist der Betrieb mit viel Aufwand verbunden, da Inhalte gepflegt und Zugangsdaten verwaltet werden müssen. Und dabei können auch nicht immer alle Mitarbeiter dieses Portal nutzen, denn nicht alle haben einen PC-Zugang.

Hinzu kommt, dass mit der wachsenden Zahl an Portalen, bei denen sich Personen einloggen müssen, um ihre Dokumente zu bekommen, die Abrufquote kontinuierlich sinkt. 


Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung in den elektronischen Briefkasten des Empfängers

Über die End-to-End digitale Lösung kann der Arbeitgeber ohne großen Aufwand die Gehaltsabrechnungen elektronisch direkt in den digitalen Briefkasten des Mitarbeiters senden. Die Zustellung erfolgt anhand der Postadresse des Empfängers. Für die Anmeldung ist keine Registrierung notwendig, die erfolgt mit dem neuen Personalausweis (nPA). Der Empfänger kann sich über den Webclient oder über die  App Funktion auf dem Smartphone / Tablet anmelden, und ihre Post zeit- und ortsunabhängig abrufen.

Darüber hinaus sind auch alle Anforderung in Bezug auf Sicherheit gewährleistet. Die Dokumente laufen verschlüsselt über einen deutschen Server und sind somit DSGVO konform.

Der Empfänger kann selbst entscheiden, ob er seine Dokumente in dem elektronischen Briefkasten digital abholt, automatische Weiterleitungen einstellt oder lieber bei der analogen Zustellung bleiben möchte. Wenn der Empfänger seine Dokumente nicht innerhalb einer vom Versender definierten Vorhaltezeit abruft, werden diese automatisch gedruckt und postalisch versendet. Somit kommt jeder Brief beim Empfänger an.

Der digitale Briefkasten, genannt :::bitkasten, ist aber nicht nur eine digitale Plattform, über die sich Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen abholen können – er kann noch viel, viel mehr. Durch die mobile Anwendung, die :::bitkasten-App, kann ein digitaler Dialog hin zum Mitarbeiter aufgebaut werden. Darüber hinaus steht dem Mitarbeiter ein lebenslanges, persönliches Archiv zur Verfügung, was er jederzeit abrufen und seine Dokumente verwalten kann.
 
Auf diese Weise kann neben einem kostengünstigeren, digitalen Dokumentenversand (Gehaltsabrechnungen, Verträge, Mitarbeiterinformationen) auch ein digitaler Draht zum Mitarbeiter hin aufgebaut und gepflegt und dabei die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden. Jetzt informieren!
 

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