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Post digital und ohne großen Aufwand versenden und empfangen – Ein Vergleich

Dokumente per E-Mail zu versenden kennt und nutzt fast jeder Bürger. Konversationen oder auch Dokumente können über E-Mail versendet und von überall gelesen werden, wenn man eine Internetverbindung hat. Per E-Mail sollte man jedoch keine wichtigen Dokumente wie zum Beispiel einen Arbeitsvertrag oder eine Kündigung versenden.
Hier spielt die Rechtsverbindlichkeit eine wichtige Rolle und diese ist über diesen Versandkanal nicht gegeben.


Viele Unternehmen beschäftigen sich aktuell mit der Digitalisierung von Dokumenten, ebenso mit dem elektronischen Versand. Damit haben sie einfach weniger Aufwand und geringere Kosten. Aber nicht nur Unternehmen agieren immer digitaler, auch die Postempfänger – sprich die Bürger – beschäftigen sich mit Möglichkeiten, Post oder Dokumente digital zu erhalten.

Die E-Mail rückt hier drastisch in den Hintergrund. Sicher ist es ein schneller und einfacher Versandweg, nur datenschutzrechtlich und in Sachen Rechtsverbindlichkeit ein No-Go.

Es gibt mittlerweile viele Anbieter für digitalen Postversand

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Wir haben uns auf dem Markt mal umgesehen und diverse Unterschiede und Funktionen verschiedener Anbieter analysiert. Was wir auf Anhieb feststellen konnten, ist, 
dass manche Lösungen nur auf Versender oder nur auf Empfänger abzielen.

 

Wie funktionieren diese Anwendungen?

Lösung für Versender – ein Beispiel

Mit einer bereitgestellten Software können Versender, die entweder Gewerbekunden, Freiberufliche oder öffentliche Anbieter sind, ihre Briefe auf einen Server hochladen. Egal ob Serienbriefe oder einzelne Briefe. Die Lösung ist allerdings nicht für Privatpersonen gedacht.

Die „automatische Erkennung“ generiert bei abweichender PLZ einen neuen Brief. Nach Druck und Kuvertierung werden die Briefe, die auf dem Server eingetroffen sind, bei der Deutschen Post AG angeliefert und am nächsten Tag versendet.
Der Empfänger bekommt seine Post analog.

Uns stellen sich hier folgende Fragen:

  • Ist eine saubere Datentrennung gewährleistet?
  • Kann es passieren, dass ein Empfänger mit gleicher PLZ Briefe erhält, die nicht für ihn bestimmt sind?
  • Warum werden Privatpersonen ausgeschlossen?

Lösung für Empfänger – ein Beispiel

Es gibt Lösungen, die es dem Empfänger ermöglichen, seine Briefpost digital abzurufen. Dafür muss analoge Post digitalisiert werden, was in den meisten Fällen via Scan erfolgt. Der Ablauf ist bei vielen Anbietern wie folgt:

  • Es ist eine einmalige Registrierung durch den Empfänger zwingend erforderlich
  • Der Empfänger muss vorab dem Versender über den neuen Versandkanal informieren
  • Die analoge Briefpost wird durch den Dienstleister eingescannt und dem Empfänger bereitgestellt
  • Die eingescannte Post kann der Empfänger erst dann in einem Portal digital abrufen

Standardmäßig wird die eingescannte Briefpost am Montagmorgen seinem elektronischen Postfach hochgeladen. Aber was ist mit den Informationen die schnellen Reaktionszeiten erwarten? Bei solchen Anwendungen besteht die Gefahr, dass der Nutzer (Empfänger) auf Rechnungen, Mahnungen nicht rechtzeitig reagieren kann und dadurch eventuell Nachteile für ihn entstehen.

Ein Fazit

Kurzgefasst, nur ein Teil der Prozesskette wird digital durchgeführt, der größte Teil wird nach wie vor analog betätigt. Eine „digitale Lösung mit Medienbruch“. Ein Widerspruch in sich, finden Sie nicht auch?

Wenn digital, dann von Anfang bis Ende! Geht das überhaupt?

JA! Solch eine Lösung gibt es

Der digitale Briefkasten, genannt :::bitkasten, bietet dem Versender die Möglichkeit, seine Post digital „loszuwerden“. Aber auch der Empfänger profitiert davon, da er seine Post zu jeder Zeit digital abrufen, lesen oder herunterladen kann.

Mit Hilfe des digitalen Briefkastens können Versender Briefsendungen wie gewohnt an die Postadresse des Empfängers versenden. Es wird hierfür keine Mailadresse o.ä. benötigt.
Der Versand findet dennoch digital statt.

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Wie sieht der Prozess auf Versenderseite aus?

Alles was der Versender machen muss, ist die druckfähigen Dokumente digital auf den Server des :::bitkasten hochzuladen. Die digitale Zustellung erfolgt anhand der Postadresse des Empfängers. Der Versender benötigt keine weiteren Informationen oder „Adressen“. Wie lange das Dokument für den Empfänger digital bereitstehen soll, teilt der Versender mit.

Und wie profitiert der Empfänger davon?

Der Empfänger muss sich nicht registrieren. Die Anmeldung erfolgt mit dem neuen Personalausweis oder anhand persönlicher Zugangsdaten. Nach der Anmeldung kann der Empfänger seine Post digital abrufen, lesen, herunterladen oder archivieren. Das entscheidet er allein. Zudem kann er in seinem :::bitkasten Zustellregeln und Benachrichtigungen einstellen. 

Was passiert mit nicht abgeholten Dokumenten?

Wenn ein Dokument nicht innerhalb der vom Versender festgelegten Vorhaltezeit elektronisch abgeholt wurde, wird es ausgedruckt und klassisch per Post zugestellt.

Die Vorteile im Überblick

  • Der Versender benötigt keine zusätzlichen Adressen oder Informationen vom Empfänger, lediglich die Postadresse.
  • Der Empfänger kann selbst entscheiden, wann und wie er seine Post erhalten möchte.
  • Digitaler Postversand ohne Medienbrüche – das ist die Zukunft!


Erweiterte Informationen und Blogbeiträge zum Thema:

E-Book
>> Die :::bitkasten Welt
>> Neuer Personalausweis

Blogbeiträge
>> Blog bitkom Digital Office Index 2018
>> Digitalisierung im Alltag – ein Erfahrungsbericht

   

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