postage-stamps-484991_1920-026143-edited

Nützliche Tipps: Wie Sie im Unternehmen Portokosten optimieren

Post gehört zum normalen Tagesablauf – bei Firmen wie auch bei Privatpersonen. Während im Privatbereich Briefe stark abgenommen haben, versenden viele Firmen wichtige Dokumente wie z.B. Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Protokolle und Vereinbarungen oft noch per Post. Die Dokumente werden ausgedruckt, kuvertiert und per Post verschickt, weil man das schon immer so gemacht hat. Hinter jedem Brief stehen Kosten für Druck, Papier, Arbeitskraft – aber vor allem auch Kosten für das Porto. Portokosten zu sparen kann einen erheblichen Teil zur Kostenoptimierung eines Unternehmens beitragen.

Digtitaler Briefkasten: So senken Sie Ihre Portokosten

In Deutschland ist die Deutsche Post weiterhin Marktführer, wenn es um den Versand von Briefen geht. In den letzten Jahren wurde der Preis für Briefe immer wieder angehoben. So kostet das Porto für einen Standardbrief wie er z. B. für Gehaltsabrechnungen benötigt wird derzeit 0,70 Euro, größere Sendungen wie Arbeitsverträge schon das doppelte. So kommt am Ende des Monats eine nicht unerhebliche Summe zustande. Daher kann es von hoher Relevanz sein, Portokosten zu sparen und Briefe günstig zu versenden. Mithilfe des digitalen Briefkastens können Sie diese Kosten schnell und ohne Investition umgehend optimieren. Um dieses Potenzial nutzen und künftig Ihre Briefe günstiger versenden zu können, müssen Sie lediglich die folgenden Schritte durchlaufen:

1. Analyse: Klassischer Postversand vs. Digitaler Briefkasten

Überlegen Sie, welche Dokumente bei Ihnen derzeit per Post verschickt werden. Wäre es nicht auch möglich, diese Dokumente digital zu übermitteln, solange alle Vorteile der Postsendung wie z. B. rechtsverbindliche Zustellung auch erfüllt werden?

2. Implementierung des digitalen Briefversandes

Der elektronische Briefkasten ist die Lösung für sowohl individuelle Dokumente als auch für wiederkehrende Dokumente wie Gehaltsabrechnungen. Jegliche Dokumente können über den elektronischen Briefkasten zugestellt werden. Sie geben vor, wie lange der Brief online vorgehalten wird, bevor er im Falle eines Nichtabrufens auf dem herkömmlichen Weg per Post zugestellt wird. Auf diese Weise können Sie stets 100 % sicherstellen, dass der Empfänger das Dokument erhält und Sie dennoch Portokosten sparen.

3. Verschicken Sie Ihre Post ab sofort digital

Die Empfänger, z. B. Mitarbeiter, können zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf ihre digitale Post zugreifen. Der Blick in den elektronischen Briefkasten wird für sie genauso alltäglich wie der Gang zum realen Briefkasten.

4. Profitieren Sie von niedrigeren Portokosten

Eine kleine Kalkulation zeigt bereits, dass Briefe auf digitale Weise günstiger versendet werden können und wie viel Porto auf diese Weise gespart werden kann. Nimmt man ein Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern als Beispiel, in welchem jeder Mitarbeiter monatlich seine Gehaltsabrechnung per Post zugestellt bekommt, kommt man zu folgendem Einsparungspotential:

 

Jährliche Portokosten für Gehaltsabrechnungen bei postalischem Versand:

5.000 Mitarbeiter x 12 Monate x 0,70 Cent = 42.000 Euro

Jährliche Portokosten für Gehaltsabrechnungen bei digitalem Versand:

5.000 Mitarbeiter x 12 Monate x 0,35 Cent = 21.000 Euro

Jährliche Portokostenersparnis: 21.000 Euro

 

Dieser Effekt skaliert noch sehr viel schneller, wenn sämtlicher Postversand auf den elektronischen Versand umgestellt wird. Warum sollte man also in Zeiten des digitalen Wandels nicht auch die analoge Post hinterfragen und Ihren Briefversand zukunftsfähig gestalten?

Machen Sie sich diesen Vorteil zu nutzen und fangen Sie an Portokosten zu optimieren.

Sie wollen mehr erfahren? Hier finden Sie weitere Informationen zum digitalen Briefkasten:

Papierloses Büro - wie kann man Briefsendungen digitalisieren?

E-Mail vs. Elektronischer Briefversand - ein Praxisbeispiel

 Sie haben Fragen oder Anregungen? Dann nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf!

> Jetzt kontaktieren

 


Newsletter-Anmeldung-output.a
Hier geht es zur Anmeldung