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Papierloses Büro - wie kann man Briefsendungen digitalisieren?

Wichtig ist, die Briefsendungen sinnvoll zu digitalisieren. Einfach blind drauf los ist nicht zielführend. Hier ein Szenario, was deutlich machen soll, wie Unternehmen mit dem Thema papierloses Büro umgehen. Vielleicht geht es Ihnen ähnlich…

Ein mittelständisches Unternehmen „kämpft“ mit einem Briefaufkommen von ca. 5.000 Sendungen in der Woche. Ist nicht gerade wenig. Für den Versand fallen monatliche Kosten in Höhe von über 14.000 EUR monatlich an.

 

Wir sprechen hier NUR von den Portokosten!

Hinzukommen noch Personal-, Druck- und Materialkosten.

 

Papier ist geduldig - aber sinnvoll?

Die Verwaltung druckt die Briefsendungen analog aus, kuvertiert diese ein, frankiert sie und bringt sie zur Post. Ein Prozess, der dem Geschäftsführer, Herrn Stark, ein riesen Dorn im Auge ist. Der Prozess ist ihm viel zu zeit- und kostenintensiv. Und auch nicht mehr zeitgemäß…

In seinen Büroräumen stehen zu viele Drucker und Aktenschränke herum. Sein Ziel ist es, das papierlose Büro und digitale Briefsendungen zu realisieren.

 

Nicht nur Herr Kraft "stört" sich an Papier - auch seine Kunden möchten digitale Briefpost!

Immer wieder gehen Kundenanfragen bei Herrn Kraft ein, dass sie keine papierhafte Briefpost mehr erhalten möchten. Dieses Abheften in einem Aktenordner oder das Scannen und anschließende Ablegen auf der Festplatte – darauf haben die Kunden von Herrn Kraft keine Lust mehr.

 

Herr Kraft steht nun vor der Herausforderung:

  • Meine Kunden möchten digitale Post
  • Ich möchte Papier sparen
  • Ich möchte die Druckkosten senken
  • Ich möchte, dass meine Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Dinge haben, als drucken, kuvertieren und frankieren von Post. Denn Zeit ist schließlich Geld.

Wie soll Herr Kraft das nur unter einen Hut bringen? Seine und die Bedürfnisse seiner Kunden erfüllen? Geht das überhaupt?

 

Wie Herr Kraft sein "Problem" löst

Herr Kraft hat sich auf die Suche nach passenden Lösungen gemacht, die alle Anforderungen unter einen Hut bringen – seine und die seiner Kunden.

Er ist auf eine Lösung gestoßen, die ihn sofort angesprochen hat. Die Lösung garantiert eine rechtsverbindliche und sichere, digitale Zustellung von Briefsendungen. Was Herrn Kraft sehr geschmeichelt hat, war, dass er in seiner IT-Umgebung nichts ändern muss. Wieder ein Kostenfaktor weniger!

 

Seine Kunden sind ebenfalls sehr angetan von der "neuen" digitalen Post

Die fanden die Idee papierloses Büro – digitale Briefsendungen richtig klasse. Endlich können sie ihre Aktenordner und Scanner in den Keller stellen. Sie können ihre Post nun über Smartphone, Tablet oder PC abrufen. Egal wann, egal wo und egal wie.

Eine Win-Win-Situation für alle – für Herrn Kraft und sein Unternehmen und seine Kunden!

 

Sie beschäftigen sich auch mit dem papierlosen Büro und wie man Briefsendungen digitalisiert? Sind Sie neugierig geworden, welche Lösung Herr Kraft bei sich einsetzen möchte?

 

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Sehen Sie hier einen weiteren Beitrag zum dem Thema

Digitale Dokumente am Ende wieder analog – macht das Sinn?