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Kann der Bürger in naher Zukunft „nur“ noch digital seiner Verwaltung kommunizieren?

Die digitale Transformation verändert unser Leben, das neue, mobile Arbeiten revolutioniert die traditionelle Büroarbeit. Auch die Verwaltung ist dabei, in ein neues Zeitalter einzutreten.

Die Verwaltungskommunikation nur noch digital zu gestalten und die klassischen Kommunikationskanäle wie Brief und Fax aus der „neuen Verwaltung“ auszuschließen, ist aus heutiger Sicht nicht zielführend. Denn heute gibt es den 100%ig digitalen Bürger noch nicht. Die Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürger muss physisch als auch digital erfolgen können, ohne dass dabei ein Unterschied zwischen Laufzeit, Ansprache und Qualität für den Bürger bemerkbar ist. Er selbst soll entscheiden können, zu welcher Zeit und über welchen Kanal er mit seiner Verwaltung kommuniziert und wie er seine Post erhalten möchte – sei es per Mail, per Brief, über Messenger, ein Portal oder über Social Media Kanäle.

Wie geht man diese Mammutaufgabe an?

Unserer Meinung nach fängt man in der Poststelle der Verwaltung an. Die klassische Poststelle wandelt sich zum digitalen Zentrum der Verwaltungskommunikation. Jegliche Eingangspost – egal ob physisch oder digital – wird verarbeitet, automatisch dem richtigen Verwaltungsprozess zugeordnet und an das Archivsystem (eAkte) weitergeleitet. Das Archiv sorgt dabei für eine gesetzeskonforme und optimierte Handhabung von Dokumenten.

Und auf Seiten des Bürgers? Wie profitiert er von der „neuen Verwaltung“?

Der Bürger hat seinen persönlichen elektronischen Briefkasten genannt bitkasten, in den die Verwaltung, aber auch andere Versender, ihre Post an die Bürger „einwerfen“ können. Die elektronische Zustellung erfolgt anhand der Postadresse des Bürgers. Als Schlüssel fungiert der neue Personalausweis. Mit diesem loggt sich der Bürger im bitkasten ein und holt sich seine Post ab. Er selbst kann entscheiden, wie er seine Post haben möchte – sei es per Mail, DE-Mail, als PDF-Download oder über jedes andere beliebige Medium seiner Wahl. Und das zu jeder Zeit und von jedem Ort der Welt.

Die Verwaltung – angepasst an die Bedürfnisse des Bürgers – so sieht Zukunft aus!