email vs. elektronischer-briefversand

E-Mail vs. Elektronischer Briefversand - ein Praxisbeispiel

Die E-Mail wurde seit ihrem fast 35jährigen Bestehen DAS Kommunikationsmittel, welches jeder kennt und nutzt. Wer heute kommuniziert, greift nicht mehr auf Steintafeln oder Papyrus zurück. Die E-Mail ist schnell und einfach geschrieben und verschickt. Aber können Sie die E-Mail für jeglichen Schriftverkehr mit Ihren Kunden einsetzen? Und wie sieht es mit der Rechtsverbindlichkeit aus? Wir haben uns mal in Unternehmen umgehört und haben dazu deutliche Antworten erhalten. Lesen Sie jetzt unser Praxis-Beispiel: E-Mail vs. elektronischer Briefversand.

Die E-Mail im Einsatz

Das Familienunternehmen Hardt hat einen Kundenstamm von etwa 3.000 Endkunden, an die die Verwaltung regelmäßig Briefe versendet. Vor gut einem Jahr stellte die Verwaltung auf den Briefversand per E-Mail um. Geht man nach der Meinung mancher Verwaltungsmitarbeiter, war das keine gute Entscheidung – was bis in die Geschäftsleitung hochgetragen wurde.
Herr Walter ist leitender Angestellter in der Verwaltung und weiß um die „Probleme“ mit dem Postversand per E-Mail. „Wir haben mit dem Postversand per E-Mail seit der Umstellung eigentlich einen viel größeren Aufwand als vorher.“

Der Postversand per E-Mail führt zu Frust

Wo keine E-Mailadresse, kein Versand
Um überhaupt Post per E-Mail versenden zu können, mussten erstmal alle Kunden kontaktiert werden. Es musste bei jedem Einzelnen die E-Mailadresse abgefragt und in der Kundendatenbank hinterlegt werden.

Ohne OptIn, kein Versand per Mail
Im nächsten Schritt mussten alle Kunden angeschrieben werden, um sich das offizielle OK bzw. das OptIn einzuholen. Und auch das musste in der Kundendatenbank hinterlegt werden.

Und das war nur die „Vorbereitungsarbeit“!

 

Herr Walter berichtet über die Erfahrungen mit diesem Kommunikationsmittel:

„Die E-Mailadresse ist eine eher flüchtige Adresse, was wir in der Verwaltung öfter feststellen müssen. Wir haben Kunden, die mindestens 2 x im Jahr ihre E-Mailadresse ändern. Das erfahren wir meist erst über eine Fehlermeldung beim Versand, der Kunde teilt uns das in den wenigsten Fällen selbst mit.
So und dann geht der Prozess von vorne los – E-Mailadresse abfragen und OptIn einholen. Und wenn wir an der Stelle nicht weiterkommen, dann müssen wir die Rechnung wieder analog ausdrucken und postalisch versenden. Zumal wir auch Kunden haben, die ihre E-Mailadresse nicht herausgeben möchten. Die bekommen ihre Rechnung dann weiterhin papierhaft. Wir müssen also immer am Monatsende bei Rechnungsstellung unsere Rechnungen nach Versand per E-Mail und analoger Versand trennen. Das kostet einfach Zeit.
Die rechtsverbindliche Zustellung der Rechnung ist ebenfalls nicht gegeben. Gehen die Mahnungen raus, so melden sich viele Kunden zurück und sagen, die Rechnung ist nicht angekommen.“

Die Verwaltung hat nach einer Lösung für den elektronischen Briefversand gesucht.

Die Geschäftsleitung der Fa. Hardt musste sich mit folgenden Themen auseinandersetzen:

  • Durch den Postversand per E-Mail entsteht ein riesen Verwaltungsaufwand
  • Nicht alle Kunden geben ihre E-Mailadresse preis
  • Das OptIn ist zwingend notwendig
  • Die rechtsverbindliche Zustellung per E-Mail ist nicht gewährleistet
  • Eine Datentrennung ist erforderlich

Der Postversand per E-Mail hat keine Erleichterung geschaffen. Man wollte vom digitalen Postversand aber nicht ab, man suchte nach digitalen Versandalternativen – und ist fündig geworden.

Die Vorteile der Lösung für den elektronischen Briefversand

  • Der elektronische Briefversand erfolgt anhand der Postadresse des Kunden.
  • Die liegt immer vor und es müssen keine weiteren Informationen eingeholt werden.
  • Für den elektronischen Briefversand über die Postadresse ist kein OptIn erforderlich.
  • Es ist keine Datentrennung für den elektronischen Briefversand notwendig.
  • Die Lösung für den elektronischen Briefversand nutzt den neuen Personalausweis zur Authentifizierung des Endkunden. Das sicherste Medium in Deutschland! Eine eindeutige und rechtsverbindliche Zustellung ist somit gewährleistet.
Und was ist mit Kunden, die keinen neuen Ausweis haben oder keine elektronischen Briefe haben möchten?

Die Fragen kamen natürlich auch in der Geschäftsleitung auf. Die konnten ganz einfach beantwortet werden und bestärkten ihre Entscheidung, den elektronischen Briefversand einzuführen:
  • Die Endkunden ohne nPA erhalten ihre Post weiterhin auf klassischem Weg.
  • Wer keine elektronischen Briefe haben möchte, erhält diese weiterhin papierhaft. 

Der elektronische Briefversand im Vergleich zur E-Mail

  • Weniger Aufwand
  • Keine weitere Adresspflege
  • Rechtsverbindliche Zustellung

Das alles ermöglicht der elektronische Briefversand. Da zieht die E-Mail einfach den Kürzeren.

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